Soal-jawab berhubung SPLG

soal-jawab berhubung e-SPLG

(FAQ - Frequently Asked Questions)

e-SPLG ..   e-SPLG

Kebelakangan ini rasanya guru dan Sistem Pengurusan Latihan Guru (SPLG) tak dapat dipisahkan. Nak tak nak semua guru perlu akur dengan SPLG. Guru perlu mahirkan diri. Guru perlu biasakan dengan sistem ini. e-SPLG satu-satunya sistem yang diperakui oleh Kementerian Pelajaran Malaysia  - untuk semua guru dan kumpulan pelaksana mengisi sebarang kursus / latihan dalam perkhidmatan yang telah dihadiri.

 Jom kita jadi seorang guru yang 'mesra e-SPLG'.  Kenali dan fahaminya ... ia online. Mudah dan mesra pengguna.

MODUL INDIVIDU

(1) Pelaporan:

i. Bagaimana jika pelaporan tidak dipaparkan?

SULDP perlu menyemak semula data yang dimasukkan lengkap atau tidak. SULDP juga perlu mempastikan status pelaksanaan kursus telah ditandakan.

ii. Bagaimana jika nama individu tidak dipaparkan?

SULDP perlu memaklumkan Guru Data untuk kemaskini data EMIS.

iii. Bagaimana jika ada guru yang pindah sekolah?

SULDP perlu memaklumkan Guru Data sekolah baru untuk kemaskini data EMIS.

iv. Bagaimana jika nombor Kad Pengenalan guru salah?

Individu perlu memaklumkan SULDP (BPG) dan SULDP perlu rujuk kepada Administrator SPLG (BPG) dan Guru Data.

v. Siapa yang boleh mengaplikasikan SPLG?

Boleh diisi oleh semua pegawai perkhidmatan pendidikan, guru dan kumpulan

pelaksana.

(2) Kata Laluan:

i. Bagaimana jika pengguna terlupa kata laluan sekolah?

Boleh rujuk kepada Penyelaras Latihan PPD.

ii. Bagaimana jika inidividu lupa kata laluan sendiri?

Boleh rujuk kepada SULDP.

(3) Book Review:

i. Bagaimanakah cara untuk mengira hari berkursus melalui Book Review?

1 buku = 1 hari berkursus ; maksima 3 buah buku setahun.

(Rujuk kepada Kaedah Latihan Secara Pembacaan Buku bagi menggantikan Hari Berkursus di Kementerian Pelajaran Malaysia pada tahun 2011 dan Pekeliling 2010 bertarikh 20 Dis 2010 bagi mendapat kaedah pengiraan hari berkursus).

ii. Apakah jenis buku yang boleh digunakan sebagai Book Review?

Kumpulan Staf Sokongan: Sebarang buku ilmiah atau buku umum (buku atau e-buku) berkaitan dengan tugas dalam BM atau BI sahaja. Kumpulan Pegawai / Guru: Sila rujuk kepada Pekeliling 20 Disember 2010. Pelaksanaan Kaedah Latihan Secara Pembacaan Buku Bagi Menggantikan Hari Berkursus Di Kementerian Pelajaran Malaysia Pada Tahun 2011 . (Boleh dimuat turun dari laman utama SPLG)

iii. Bagaimana sinopsis dibuat?

Dibuat dalam format borang yang telah disediakan oleh BPG . Sila rujuk kepada Borang Sinopsis.

(4) Kehadiran Kursus Luar (KKL)

i. Apakah maksud KKL?

KKL bermaksud Kehadiran Kursus Luar.

ii. Siapakah penganjur KKL yang diambilkira?

Bahagian, Jabatan, PPD atau Agensi Kerajaan dan Agensi Luar.

iii. Siapakah yang bertanggungjawab mengesahkan KKL?

Ketua Jabatan / Pegawai Latihan / Penyelaras Latihan PPD / SULDP (Sekolah)

iv. Bagaimanakah kiraan jam untuk KKL?

Jumlah jam berkursus berdasarkan kepada masa slot/latihan. Perjalanan tidak dikira.

v. Siapakah yang bertanggungjawab mengisi data KKL?

Data dimasukkan oleh pegawai, guru atau staf yang menghadiri KKL .

vi. Adakah Taklimat dikira juga sebagai KKL?

Ya.

(5) TNA

i. Apakah TNA?

Training Needs Analysis (Analisis Keperluan Latihan).

ii. Siapakah yang perlu mengisi TNA?

Semua Pegawai Perkhidmatan Pendidikan dan Kumpulan Pelaksana.

MODUL SULDP

(1) Pelaporan:

i. Bagaimana jika nama tiada dalam sistem?

Sila rujuk kepada Guru Data bagi pengemaskinian data EMIS.

ii. Bagaimana jika nama peserta dari sekolah lain dipaparkan dalam senarai peserta?

Sila rujuk kepada Guru Data.

iii. Siapakah yang tidak perlu didaftarkan dalam SPLG?

GSTT dan Guru Ganti.

iv. Bagaimana untuk melihat Analisis Kehadiran Kursus, Book Review dan KKL ?

Sila rujuk kepada pelaporan Individu.

(2) Kata Laluan:

i. Bagaimana jika SULDP terlupa Kata Laluan?

Sila rujuk kepada Pegawai Latihan PPD.

ii. Apakah peranan SULDP?

a) Daftarkan kursus berasaskan sekolah (anjuran sekolah);

b) Daftarkan nama peserta, penceramah dan fasilitator untuk setiap kursus yang didaftarkan;

c) Kemaskinikan status pelaksanaan kursus;

d) Rujuk kepada PPD sekiranya kursus yang dipohon belum disokong lagi;

e) Ambil berat tentang pelaksanaan Book-review, hantarkan sinopsis kepada Pengetua, Guru Besar atau SULDP untuk pengesahan dan isikan tarikh pengesahan sinopsis dan status pengesahan BR. Pastikan satu salinan synopsis disimpan dalam fail dokumen.

f) Mengesahkan Kehadiran KKL.

g) Memastikan TNA diisi oleh semua Pegawai Perkhidmatan Pendidikan dan Kumpulan Pelaksana.

(3) KKL

i. Bagaimana hendak mengesahkan Kehadiran Kursus Luar?

a) Pengesahan jam berkursus berdasarkan kepada jadual kursus.

b) Sijil Kehadiran atau surat panggilan sebagai bukti kehadiran.

MODUL PPD

(1) Pelaporan

i. Apakah tugas Penyelaras Latihan PPD/ PPW?

Menyemak dan menyokong permohonan kursus yang dianjur oleh sekolah.

ii. Bilakah sokongan perlu dibuat oleh Penyelaras Latihan PPD/PPW?

Sokongan perlu dibuat sebelum kursus dilaksanakan.

(2) Punca Kewangan Untuk Sesuatu Kursus:

i. Apakah tindakan Penyelaras Latihan PPD terhadap permohonan yang melibatkan kewangan?

Penyelaras Latihan PPD perlu menyemak status kewangan sebelum menyokong

permohonan kursus yang melibatkan kewangan.

Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025

Perdana Menteri, Datuk Seri Najib Tun Razak telah melancarkan Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025 yang menggariskan 11 anjakan strategik dan operasi untuk mengubah sistem pendidikan negara.

Laporan awal pelan itu yang memaparkan visi sistem pendidikan dan pelajar yang Malaysia perlu dan berhak miliki, memperincikan anjakan yang diperlukan  untuk mencapai objektif tersebut.

Terdahulu laporan berkenaan dibentang Timbalan Perdana Menteri, Tan Sri Muhyiddin Yassin yang juga Menteri Pelajaran di Pusat Konvensyen Kuala Lumpur.

Proses transformasi sistem pendidikan akan dilaksana dalam tempoh 13 tahun dengan Gelombang 1 (2012-2015) menumpukan kepada usaha memperbaiki sistem dengan memberi sokongan guru dan tumpuan kepada kemahiran asas; Gelombang 2 (2016-2020) pula mempercepatkan penambahbaikan sistem; dan Gelombang 3 (2021-2025) ke arah kecemerlangan menerusi operasi yang lebih fleksibel.

Pelan itu menyasarkan hasil pada lima aspek iaitu akses, kualiti, kesaksamaan, perpaduan dan kecekapan.

Pelan turut menyasarkan pembangunan pelajar yang memiliki enam sifat utama untuk membolehkan mereka bersaing di peringkat global iaitu pengetahuan, kemahiran berfikir, kemahiran memimpin, kemahiran diwbahasa, beretika dan beragama, serta beridentiti kebangsaan.

Sebanyak 11 anjakan strategik yang terkandung dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025.

Jom kita baca dan fahaminya …

1. Menyediakan kesamarataan akses kepada pendidikan berkualiti bertaraf
    antarabangsa.
2. Memastikan setiap murid profisien dalam bahasa Malaysia dan bahasa Inggeris.
3. Melahirkan rakyat Malaysia yang menghayati nilai.
4. Transformasi keguruan sebagai profesion pilihan.
5. Memastikan pemimpin berprestasi tinggi ditempatkan di setiap sekolah.
6. Mengupaya JPN, PPD dan sekolah untuk menyediakan penyelesaian khusus
    berasaskan keperluan.
7. Memanfaatkan ICT bagi meningkatkan kualiti pembelajaran di Malaysia.
8. Transformasi kebolehan dan keupayaan penyampaian pendidikan.
9. Bekerjasama dengan ibu bapa, komuniti dan sektor swasta secara meluas.
10. Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit.
11. Meningkatkan ketelusan akauntabiliti awam. 

Apakah KPI atau petunjuk prestasi utama?

 

Petunjuk Prestasi Utama Atau Key Performance Indicators ( KPI )


Apakah latar belakang KPI?

Kerajaan telah menyarankan budaya kerja berasaskan prestasi dengan menggunakan petunjuk-petunjuk prestasi utama (KPI) yang diterapkan dalam perkhidmatan awam bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan. Sejajar dengan visi, misi dan fungsi agensi, setiap organisasi perlu mengukur prestasi perkhidmatan yang diberikan bagi memastikan semua perkhidmatan berkenaan disampaikan kepada pelanggan dengan baik. Ini secara tidak langsung dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai prestasi organisasi secara keseluruhannya.

Dalam pembentangan bajet 2010 pada 23 Oktober 2009, Perdana Menteri, YAB Dato’ Sri Najib Tun Razak telah menyatakan bahawa sejak memegang teraju Kerajaan, beliau telah melaksanakan KPI dalam melunaskan urusan negara.

Beberapa kaedah yang telah dilaksanakan sebelum ini juga bertujuan untuk meningkatkan kualiti penyampaian seperti pengukuran prestasi individu dan organisasi melalui sasaran kerja tahunan, pengukuran kecekapan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pelaksanaan MS ISO 9000 serta Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) dan penandaarasan amalan-amalan terbaik melalui pelaksanaan Anugerah Kualiti Perkhidmatan Awam.

 Apakah KPI?

KPI adalah satu sistem pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu organisasi menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan selaras dengan misi dan visi sesebuah organisasi (PKPA Bil. 2/2005 ). Prinsip-prinsip KPI ialah meletakkan sasaran, boleh diukur dengan angka, diukur dalam keadaan normal dan selaras dengan misi dan visi organisasi. KPI adalah ukuran spesifik dalam bidang tertentu prestasi organisasi.

 
Contoh KPI adalah seperti berikut :

PETUNJUK PRESTASI UTAMA  (KPI)

SASARAN
PENCAPAIAN SEMASA (co: Sehingga 18 Okt. 2013)

Kadar Penyelesaian Aduan Bagi Tahun 2009
90%
82.6 %

Kadar Penyelesaian Aduan Dalam Tempoh 15 Hari Bekerja
35%
27.0 %

Indeks Kepuasan Pelanggan
(Cemerlang dan baik)
85 %
8.1 %

Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas faktor-faktor utama yang  akan memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi.  Jika mahu melihat KPI berfungsi dan memberi faedah kepada organisasi, ia harus diukur secara berterusan dan mempunyai hubung kait dengan bidang yang ingin dilakukan penambahbaikan.

KPI boleh digunakan dalam beberapa kaedah seperti Directional KPI  iaitu memberikan ukuran yang baik atau lemah dalam bidang perkhidmatan yang spesifik dan memantau  sama ada terdapat penambahbaikan.  Quantifiable KPI  diwakili oleh angka dan memberikan ukuran yang tepat untuk menganalisis data.  Terdapat juga KPI yang menggunakan sifat seperti lemah, sederhana dan baik yang boleh ditukarkan kepada skala nombor 1- 4. Secara keseluruhannya KPI menyediakan peluang kepada organisasi untuk menyasarkan bidang-bidang yang perlu dilakukan penambahbaikan dan seterusnya menjamin kecemerlangan organisasi.

Mengapa perlu KPI?

Secara  keseluruhannya penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi organisasi dapat difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu:

i. Menjelaskan hala tuju organisasi  

- melalui pembinaan KPI, sesebuah organisasi dapat menyedari perkara-perkara penting yang patut diberi perhatian dalam menjayakan misi dan visi organisasi.  Sistem  pengukuran prestasi yang baik akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengukuran sesuatu matlamat berdasarkan kepada perancangan  strategik.

ii. Organisasi dapat memberikan tumpuan kepada bidang-bidang   utama  kepada pihak  berkepentingan       
   
- ia membantu organisasi menentukan tindakan yang perlu diambil terhadap penghalang kepada keberkesanan sesuatu program. Dengan ini teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan dapat diberi tumpuan.

iii. Menilai semula prestasi yang  telah disasarkan                         

- tindakan pembetulan serta penambahbaikan dapat dilaksanakan berdasarkan petunjuk-petunjuk prestasi. Pemantapan prestasi boleh dilaksanakan dengan membandingkan pencapaian masa lalu dengan prestasi semasa serta menyasarkan prestasi pada masa akan datang.

 

Apakah prinsip-prinsip asas pengukuran prestasi di agensi kerajaan?

Pelaksanaan pengukuran prestasi di agensi Kerajaan adalah berlandaskan prinsip-prinsip asas seperti berikut:

i. Pengukuran prestasi di agensi Kerajaan adalah bagi menilai kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

ii. Tumpuan pelaksanaan pengukuran ini adalah kepada perkhidmatan-perkhidmatan utama yang disampaikan oleh agensi kepada pelanggan

iii. Perkhidmatan-perkhidmatan utama ini diukur dari segi proses menghasil dan menyampaikannya kepada pelanggan serta tahap kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan-perkhidmatan yang telah dihasilkan.

iv. Sebagai permulaan, pelaksanaan pengukuran di agensi Kerajaan dibuat berasaskan data semasa agensi.

v. Pelaksanaan pengukuran prestasi memerlukan agensi mewujudkan KPI dan menetapkan sasaran prestasi sebagai asas membuat pengukuran.

vi. Sasaran prestasi yang ditetapkan hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut;

a) Keupayaan proses yang meliputi aliran kerja, keperluan sumber manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur dan persekitaran yang sesuai untuk menghasilkan perkhidmatan kepada pelanggan.

b) Kehendak, ekspektasi dan maklumbalas daripada pelanggan.

vii. Sasaran prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri  SMART  iaitu specific, measurable, achievable, realistic, time bond atau spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan mempunyai tempoh masa.

viii. Pengukuran, penilaian, pemantauan dan tindakan penambahbaikan perlu dijalankan secara berterusan.

ix. Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan perlu dikaji semula secara berkala untuk memastikan ia terus relevan dan berkesan.

Penutup

Penggunaan petunjuk prestasi utama ( KPI ) merupakan satu amalan yang harus diterapkan ke dalam budaya kerja yang berasaskan prestasi. KPI adalah penting bagi memastikan tahap prestasi tercapai seperti yang telah ditetapkan bagi memenuhi kehendak pihak-pihak berkepentingan. Melalui penggunaan KPI tindakan penambahbaikan secara berterusan dapat memenuhi kehendak pelanggan.

Selamat Menyambut Tahun 2013

Kepada semua warga sekolah ..

“Selamat menyambut dan mengisi Tahun Baru. Moga kita semua sentiasa mendapat keredhaan dan  rahmat dariNya.”

Moga Tahun 2013 ini juga bakal memberikan kita semua satu sinar kejayaan dan kemenangan. InsyaAllah ..

Jom kita sama-sama merenungi kata-kata Prof Madya Dr. Asri,

“ Kebaikan jangan ditangguh, keburukan jangan ditanggung”